Fonctionnement coordonné des projets, des actions et des contextes
Actions 
Dans OmniFocus, les tâches que vous devez réaliser sont représentées par des actions. Dans l'idéal une action consiste en un bloc de travail distinct, portant un nom descriptif qui commence par un verbe dépourvu d'ambiguïté. Cela confère aux choses une dimension moins impressionnante pour commencer et plus facile pour terminer : une liste composée de dix actions de type « Défaire les cartons » et « Monter l'étagère » est beaucoup plus abordable que le vague concept « Finir d'emménager ». Vous pouvez bien sûr déterminer le degré de spécificité qui vous convient le mieux. Au fur et à mesure que vous créez des actions et que vous les faites avancer, OmniFocus assure le suivi de celles qui sont disponibles, de celles qui sont en attente et de celles qui sont terminées.
Projets 
Les actions associées sont regroupées en projets, qui représentent un ensemble d'actions travaillant à un but commun. Tout ce que vous voulez faire et qui exige plus d'une action, comme « Finir d'emménager » ou « Faire publier le livre » entre parfaitement dans la catégorie projet. Les projets peuvent à leur tour être organisés en dossiers, afin d'assurer le suivi de vos domaines de travail plus vastes.
Listes d'actions uniques 
Certaines actions, comme « Me faire couper les cheveux », ne s'inscrivent pas vraiment dans un projet en particulier : il s'agit seulement de petites tâches précises que vous avez à faire. Vous pouvez donc les garder dans une liste d'actions uniques. Ces listes ressemblent aux projets, mais elles n'impliquent aucune relation entre les actions qu'elles contiennent.
Contextes 
L'attribution d'un contexte à chaque action est bien pratique (et même essentielle pour certaines personnes). Pour simplifier, on pourrait considérer les contextes comme le lieu (ou le mode) vous permettant de réaliser une tâche donnée : pour passer un coup de téléphone, vous devez avoir un téléphone à portée de main, pour acheter de quoi manger, vous devez sortir faire des courses et pour effectuer des recherches sur Internet, vous avez besoin de votre Mac. Quand on y pense, presque toutes les tâches demandent un certain contexte pour pouvoir être réalisées. Vous pouvez utiliser le mode de planification et le mode de contexte pour examiner vos actions et savoir à quel projet elles appartiennent ou quel est le contexte dont elles ont besoin.